Auftragsverarbeitungsvertrag (Muster)

Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO zwischen [euer Unternehmen laut Angaben in diesem Formular] [eure Anschrift] – nachfolgend „Auftraggeber“ (das Restaurant) – und Nova Mesa GmbH (Demo) Musterstraße 1, 50667 Köln – nachfolgend „Auftragnehmer“ (Betreiber von Nova Mesa) – § 1 Gegenstand und Dauer (1) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Plattform Nova Mesa zur Verfügung (Online-Reservierung, Reservierungsbuch, Tischplan, Gästeverwaltung, Erinnerungen, Gutscheinverkauf und Dienstplan, je nach gebuchtem Umfang). Dabei verarbeitet der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. (2) Dieser Vertrag gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags über Nova Mesa. Er endet automatisch mit dessen Ende, soweit sich aus § 9 nichts anderes ergibt. § 2 Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung (1) Zweck: Annahme und Verwaltung von Reservierungen, Pflege von Gästeprofilen, Versand von Bestätigungen und Erinnerungen, Abwicklung von Gutscheinen sowie, soweit gebucht, Erstellung und Versand von Dienstplänen. (2) Arten der Daten: – Gäste: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Reservierungsdaten (Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Tisch), Anlass, Wünsche und Notizen, Besuchshistorie, Einwilligungen. – Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, soweit der Auftraggeber sie erfasst: Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten. – Gutscheinkäufer und Beschenkte: Name, E-Mail-Adresse, Kauf- und Einlösedaten. – Mitarbeiter des Auftraggebers: Name, E-Mail-Adresse, Handynummer, Funktion, Schichten und Arbeitsanweisungen sowie Zugangsdaten der Nutzerkonten. (3) Betroffene Personen: Gäste und Interessenten des Auftraggebers, Gutscheinkäufer und Beschenkte, Mitarbeiter des Auftraggebers. (4) Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Verlagerung in ein Drittland erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. § 3 Weisungsrecht des Auftraggebers (1) Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, den Einstellungen, die der Auftraggeber in Nova Mesa vornimmt, und aus Weisungen in Textform. (2) Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin. (3) Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Information der Gäste und Mitarbeiter und für eingeholte Einwilligungen. § 4 Pflichten des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. (2) Er trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in der Anlage beschrieben sind. Er darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt. (3) Er unterstützt den Auftraggeber bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit). Nova Mesa stellt dafür Export- und Löschfunktionen bereit. (4) Er unterstützt den Auftraggeber bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. (5) Er meldet dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit bekannt. (6) Er benennt dem Auftraggeber auf Anfrage einen Ansprechpartner für den Datenschutz. § 5 Unterauftragsverarbeiter (1) Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu: – Hosting und Datensicherung: [Anbieter, Anschrift, Rechenzentrum in der EU] – E-Mail-Versand: [Anbieter, Anschrift] – SMS-Versand, nur wenn genutzt: [Anbieter, Anschrift] (2) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber vorab in Textform über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter. Der Auftraggeber kann innerhalb von 14 Tagen aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, können beide Seiten den Nutzungsvertrag außerordentlich kündigen. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dasselbe Schutzniveau wie in diesem Vertrag. (4) Zahlungsdienstleister, die der Auftraggeber selbst beauftragt (z. B. ein eigenes Stripe-Konto für den Gutscheinverkauf), sind keine Unterauftragsverarbeiter des Auftragnehmers. § 6 Kontrollrechte des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber kann sich von der Einhaltung dieses Vertrags überzeugen, vorrangig durch Auskünfte, Nachweise und Zertifikate des Auftragnehmers. (2) Vor-Ort-Kontrollen sind nach rechtzeitiger Anmeldung während der Geschäftszeiten möglich, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören. § 7 Rechte betroffener Personen Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragnehmer, leitet dieser die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter und beantwortet sie nicht selbst, außer der Auftraggeber weist ihn dazu an. § 8 Haftung Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln des Nutzungsvertrags. § 9 Löschung und Rückgabe nach Vertragsende (1) Der Auftraggeber kann seine Daten jederzeit, auch nach der Kündigung bis zum Vertragsende, über die Exportfunktion in gängigen Formaten (CSV, JSON) herunterladen. (2) Spätestens 30 Tage nach Vertragsende löscht der Auftragnehmer alle personenbezogenen Daten des Auftraggebers, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Datensicherungen werden im regulären Rotationszyklus, spätestens nach weiteren 30 Tagen, überschrieben. § 10 Schlussbestimmungen (1) Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Eine neue Fassung wird dem Auftraggeber in Nova Mesa angezeigt und gilt mit seiner Bestätigung. (2) Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag hinsichtlich des Datenschutzes dem Nutzungsvertrag vor. (3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) Zugangs- und Zugriffskontrolle – Anmeldung nur mit persönlichem Konto und Passwort; Passwörter werden ausschließlich als sichere Prüfsumme (PBKDF2) gespeichert. – Zwei-Faktor-Anmeldung ist für alle Konten Pflicht. – Rollen und Rechte: Inhaber, Mitarbeiter, Küche (nur Küchenansicht ohne Kontaktdaten) und Freigaben für einzelne Bereiche wie den Dienstplan. – Jedes Restaurant sieht ausschließlich seine eigenen Daten. – Sitzungen werden bei Passwortänderung ungültig; Begrenzung von Anmeldeversuchen. Weitergabekontrolle – Übertragung ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS). – Zugangsschlüssel zu Zahlungsdiensten werden verschlüsselt gespeichert. – Programmierschnittstellen nur mit Schlüsseln, die das Restaurant selbst erstellt und widerrufen kann; Schlüssel für Kassensysteme sind auf Gutscheine beschränkt. Eingabekontrolle – Reservierungen und Gutscheinbuchungen werden mit Zeitpunkt und Quelle protokolliert. Verfügbarkeit und Belastbarkeit – Hosting in Rechenzentren in der EU. – Regelmäßige automatische Datensicherungen. – Überwachung der Erreichbarkeit. Trennungskontrolle – Logische Trennung der Daten je Restaurant. Datensparsamkeit – Die Küchenansicht und Mitarbeiter-Dienstpläne enthalten keine Kontaktdaten von Gästen. – Export- und Löschfunktionen für Gästedaten. Überprüfung – Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Maßnahmen.